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仕事の整理術まとめ。整頓出来ないなんて言わせない!

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みなさまは、仕事が多すぎて訳が分からなくなった経験は御座いませんでしょうか?

経営学者でもあるP.Fドラッカーの著書の一文にもあるように、
明日の仕事は、使える時間の量を上回って存在します。
考えることを停止して、ただ仕事を捌いていては、いつか破綻してしまうか、
既に破綻していることでしょう。

仕事は内容や納期によって、整理することが可能であり、
効率良く仕事を捌くことが大切です。
そこで、今回は仕事の整理方法についてご紹介いたします。

仕事を「重要度」と「緊急度」で4つに分類する

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まず、仕事を「重要な仕事」と「緊急な仕事」の2軸で、4つにランク分けしましょう。
「重要」とは、完了することで、より大きな成果に繋がる仕事を示します。
「緊急」とは、納期が短く、すぐに対応しなければいけない仕事を示します。

すると、下記のようになるはずです。
・Rank A:重要であり、緊急である仕事。
・Rank B:重要であるが、緊急でない仕事。
・Rank C:重要ではないが、緊急である仕事。
・Rank D:重要ではなく、緊急でもない仕事。

それぞれの対応方法

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4つのランクに分類が出来ましたら、それぞれの対応方法についてご紹介します。

Rank A

重要にも関わらず、時間に余裕が無い為、内容を妥協してしまいがちな仕事です。

そのため、自分だけで抱え込まず、
可能な限り人と時間をかけてアウトプットの精度を高めることで、
将来的に大きな成果となることを狙います。

Rank B

重要ですが、時間的に余裕がある為、後手に回しがちな仕事です。

時間が経つにつれ、Rank Aとなりますので、
時間に余裕があるRank Bのうちに、出来るだけ早めに着手することが望ましいです。

また、時間に余裕があることを利用し、
時間をかけて取り組むことで、より大きな成果挙げることが出来ます。

Rank C

誰が行っても、同じような結果が出る事務処理的な仕事です。

周囲に仕事を任せるのも一つの手です。
仕事の経験を積んでいる人ほど、ありがちなことですが、
「自分でやったほうが速い」という発想は捨て、後輩や他のメンバーに任せましょう。

また、仕事を依頼する際は下記を意識して伝える必要があります。
・仕事の目的と理由
・依頼相手にとってのメリットや意義
・指示の細分化(誤ったアウトプットの防止)
・納期を明確にする

Rank D

そもそも、やる必要があるか、根本的に必要性を感じないような仕事です。

はっきり言って時間の無駄ですので、
この仕事をやること自体を検討したほうが良いでしょう。
その際、「やめた場合、どのような問題が発生するか?」を
十分に考えて決断しましょう。

突発仕事への対応

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仕事を行ううえで、必ずと言ってもよい程、突発仕事は発生するものです。
この突発仕事に振り回されないようにする為の対応をご紹介いたします。

1.突発仕事にかかる時間を考える

まずは突発仕事に取り掛かってから、完了するまでに必要な時間を考えましょう。

一般的に10分以内に出来る仕事の場合は
すぐに取りかかって終わらせたほうが良いと言われています。
これは、タスクを複雑化させないようにする為です。
やらなければいけない仕事の数が多くて、訳が分からなくなった経験はありませんか?
例えそうでなくとも、管理することに多大な工数がかかる為、
管理する仕事はなるべく簡素化することが望ましいです。

2.通常通り4つに分類する

突発仕事だからと言って慌てず、上述した方法で、4つのランクに分類しましょう。

①まずは断れないか

Rank Dの場合、無駄な仕事ですので、まずは断れないか検討をしましょう。

②誰かに委任出来ないか

Rank Cの場合、誰かに委任出来ないかを考えましょう。

全ての仕事を誰かに委任するのは問題ですが、ある程度職位があがってくると、
重要でない仕事は部下や後輩に任せる判断も必要になってきます。
自分の仕事であると同時に、組織や会社の仕事でもあることを自覚しましょう。

③後回しに出来ないか

Rank Bの場合、他のスケジュールとの優先度合を考慮し、
後回しに出来ないかを確認しましょう。

突発で仕事が入ったからと言って、
必ずしも早急に、その仕事を終わらせなければいけないというわけではありません。
冷静に判断し、適切に対処していきましょう。

仕事の断り方

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最後に、仕事の断り方についてご紹介します。
全ての仕事が出来れば、これを説明する必要は無いのですが、
仕事には時間と費用対効果がつきものです。
無茶な仕事や、無駄な仕事を断ることも、「仕事の整理」のうちの重要な一つです。

1.まずは出来る方向で考える

新規開発といった、新しい分野の仕事は特に奥手になりがちで、
リスクばかり思いついてしまうのが人間です。
リスク管理も重要な仕事の一つですが、
リスクに対してどうやったら出来るのか?を十分に考えましょう。

あまり考えずに即断で断る、感情的に断るといったことがないようにしましょう。

2.断る

①断る場合、出来ない理由を明確に説明しましょう。
ただ出来ないというだけでは、相手を納得することは出来ませんし、
後々の印象も良くありません。

②断る場合は曖昧にせずに、はっきり出来ないことを明確に示しましょう。
日本人は、言葉を遠回しに言うことで、話をオブラートに包みがちですが、
そのようなことをするよりも、
明確に自分の意思を伝え、謝罪の気持ちを添えたほうが、
相手にとっても自分にとっても良い結果に繋がります。

③最後に「代替案」を提案しましょう。
ただ出来ないと言うだけでなく、
どうすれば出来るという代替案を提案することが重要です。

仕事を依頼した相手は、出来ませんという回答だけでは困ってしまいます。
こうすれば出来るという代替案を提案することで、
仕事を円滑に進めることが出来ます。

終わりに

仕事の整理方法についてご紹介しましたが、如何でしたでしょうか?
膨大な仕事を抱えて困っている方の手助けになればと思い、
本記事でご紹介いたしました。
「重要度」と「緊急度」で仕事を分類して、整理することで、
少しでも仕事の負荷を減らし、
限られた時間を上手に使いこなせるようになりましょう。

以上、「仕事の整理術まとめ。整頓できないなんて言わせない!」をご紹介しました。

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