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【仕事効率化】自身を成長させて定時で帰ろう!

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みなさまは現在、効率良く仕事をこなせていますでしょうか?
早く帰りたいのになかなか仕事が終わらず、残業になってしまう、
という経験は御座いませんでしょうか?

仕事を始めて年月が経つと、ある程度の行動がルーティーン化され、
意識せずとも自然におこなえるものになります。

しかし、そのやり方は本当にベストなものなのでしょうか?
「会社のマニュアルに記載されているから」「先輩から教わった仕事の進め方だから」
どちらも経験から作られた仕事のやり方ですが、
必ずしもそれがベストとは限りません。

世の中は日々変動していきますので、
仕事のやり方も環境に合わせて変えていく必要があるのです。

なかなか仕事が終わらず、定時に帰りたいけど帰れない!という方のために今回は、
「定時に帰ろう!仕事の効率アップ術」についてご紹介いたします。

考え方のバリエーションを増やす

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どのような仕事でも、必ずといって良いほど、多くの人と関わる必要があります。
そのため、仕事をこなすうえで、人との協力が必要不可欠なものとなりますが、
なかなか、協力してもらえない、自分の思うようにいかない、
といった苦い経験は御座いませんでしょうか?

それは、人それぞれが多種多様な考えを持ち、
価値観や行動が自分とは全く異なる為です。

このような人に受け入れられてもらい、仕事をスムーズにこなすためには、
まず自身の考え方のバリエーションを増やす必要があります。
では、考え方にどのようなバリエーションがあるか、ご紹介いたします。

具体的に考える

ものごとをより詳細に具体的に捉える考え方

客観的に考える

ものごとを客観的に、他者目線から捉える考え方

二値化して考える

ものごとを白と黒、表と裏といったように両端から捉える考え方

先を見越して考える

目先にとらわれず、将来を予想してものごとを捉える考え方

深掘りして考える

ものごとの表面だけを見るのではなく、真因まで探る考え方

このように考え方を増やすことで、今まで見えなかったものに気付き、
人に及ぼす影響力を自覚することで周囲の協力を得やすくなるでしょう。

周囲の理解を得る、話し方・聴き方を習得する

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周囲の協力を仰ぐ為には、
人とコミュニケーションをとり、理解を得る必要があります。

コミュニケーションは「話す」と「きく」ことで成立し、
この二つを上手に使いこなすことで周囲の協力を得て、
円滑に仕事を遂行することが可能となるでしょう。

「話す」についての詳細は、以下の記事で紹介しております。
「コミュニケーションで重要!説明力と説得力を伸ばす方法」

「きく」についての詳細は、以下の3つの記事でご紹介しております。
「面接でも使える!コミュニケーションにおける、正しい「きく」とは?」
「コミュニケーションにおける、相手の本心を引き出す為の積極的傾聴とは?」
「コミュニケーションにおいて、その気にさせる質問技法とは?」

問題発見力を高める

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仕事の効率をアップさせるためには、問題発見力を高める必要があります。
問題があるのに、それに気付かなければ、
効率は悪いままですし、仕事の質にも影響してきます。

顕在問題と潜在問題

そもそも問題とは、あるべき姿と現状との差異のことを言います。
また、問題には2種類存在します。

顕在問題

顕在問題とは、
不具合や事故といった、現象として明らかになった問題のことを言います。

潜在問題

潜在問題とは、まだ現象として発現していないものの、
放置していると顕在化されるものを言います。

一般的に潜在問題の段階で手を打ったほうが、
対策の選択肢も多く、コストも低く抑えられると言われております。

問題の探し方

問題の意味を理解したところで、問題の探し方を紹介していきます。

ただ「なにか問題無いかな?」と考えていても、
なかなか問題を発見することは出来ません。
仕事における問題を、
いくつかの切り口に分け、そこに焦点を絞って考えてみましょう。
細かく分類した後に、
1つ1つ考えることで、隠れていた問題を発見することが出来ます。

<例>
仕事の進め方は問題無いか?
⇒「進め方」に焦点を当てた場合、作業手順は問題無いか?
 作業の時間配分は問題無いか?
⇒作業の手順が悪ければ、「いつから」「どのように」?

問題解決力を高める

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問題を発見したら、さっそく問題解決に取り組みましょう。
問題解決までのプロセスを細かく区切ると下記の順序があり、
「問題設定⇒問題点特定⇒目標設定⇒要因解析⇒対策立案⇒実施⇒評価⇒今後の展開」
今回だけではとても説明しきれないので、
あくまでも「問題解決力を高めるには」ということに視点を当てて説明していきます。

効果的な解決策の選択

問題を解決するための策は1つだけとは限りません。
考えられる対策を羅列していき、
そこから最も効果的な解決策を選択する必要があります。

そのために、下記のような評価基準を設け、
その基準に重みづけを設定し、総合評価することで、解決案を選定します。

  • 効果・・・対策の効果の大きさ
  • イニシャルコスト・・・初期に必要なコスト
  • ランニングコスト・・・継続して発生するコスト
  • 所要時間・・・効果が出るまでの期間
  • リスク・・・対策を行ったことによる副作用
  • 実現性・・・対策が実現する可能性

注意すべき項目

上記で紹介した対策を選定するにあたり、何点か注意すべき項目があります。
こういった項目も考慮して評価基準を設けると良いでしょう。

客観的に見る

問題解決策のなかには、特定の人によっては効果的でも、
他の人にとってはマイナスになりうる場合があります。

将来性を見る

問題解決策を実行した直後だけではなく、将来を予測してみましょう。
直後はマイナスになっても、将来は大幅なプラスが予測できる場合もあります。

終わりに

仕事の効率アップ術についてご紹介しましたが、如何でしたでしょうか?
仕事の効率をアップさせるためには、
自身の考え方、話し方・聴き方、問題に対する取り組みを改善させる必要があり、
簡単なことでは御座いません。

しかし、やれば誰でも出来ることでもありますので、
少しずつ挑戦して自身を成長させていけば、必ず仕事の効率アップに繋がります。
仕事を素早く終わらせて、定時で帰るために本記事がお役に立てれば幸いです。

以上、「定時に帰ろう!仕事の効率アップ術」についてご紹介しました。

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